La ripresa dell’attività dopo il lockdown dei mesi scorsi impone dei cambiamenti anche dei luoghi di lavoro.
L’ufficio, nonostante il ricorso al lavoro agile, continuerà a essere il cuore delle attività aziendali. Ciò che cambierà radicalmente sarà il modo di concepire gli spazi dedicati al lavoro d’ufficio.
Per preparare gli spazi di lavoro di domani, Tétris, che fa parte del gruppo di consulenza immobiliare JLL e che opera nel campo della progettazione e ristrutturazione degli spazi di lavoro e commerciali in modalità Design+Build, ha elaborato il documento Designing and Delivering Tomorrow’s Workplace per supportare le società ad affrontare questa delicata fase di rientro nei luoghi di lavoro in modo rapido e sicuro.
Queste in sintesi le linee guida.
Sul breve periodo le aziende saranno chiamate a garantire la sicurezza e la distanza tra i dipendenti introducendo protocolli di igiene e sicurezza e adeguando le postazioni di lavoro secondo le linee guida del governo, includendo barriere fisiche, distanziatori e un’attenta igienizzazione degli ambienti (attraverso ad esempio l’implementazione di luci Uv che permettono, durante le ore notturne, di sanificare in profondità gli ambienti e la manutenzione dei sistemi di climatizzazione dei locali che andranno sanificati regolarmente).
Dal punto di vista fisico, gli spazi saranno occupati all’incirca dal 30% al 50% della loro capienza totale, in relazione alle caratteristiche dell’edificio, con un accesso ridotto del personale e incentivando il lavoro da remoto.
Sarà implementato l’utilizzo di app per prenotare gli spazi ed evitare il desk sharing, e dovrà inoltre essere coordinata la mobilità in ufficio per gestire i flussi di circolazione e sensibilizzare i dipendenti sulle nuove modalità di fruizione dello spazio. Le meeting room e gli spazi comuni andranno riorganizzati e sarà necessario gestire gli accessi per evitare il sovraffollamento anche tramite l’utilizzo di sensori in grado di rilevare la presenza delle persone e anche di valutare lo stato di salute della persona.
Sul medio periodo, quando i dipendenti torneranno a recarsi in ufficio con maggior frequenza e regolarità e l’occupazione sarà maggiore, gli spazi andranno riconfigurati così da permettere alle persone la massima tutela del loro benessere psico-fisico.
Dalle zone di accoglienza a quelle operative, andrà rivista la geometria degli spazi introducendo sistemi touch-less e soluzioni di arredo flessibili e facilmente riadattabili per riconfigurare gli spazi in base a nuove necessità.
Anche i materiali subiranno alcuni cambiamenti, si preferiranno superfici lisce, facilmente igienizzabili e che non si degradano con l’uso frequente di disinfettanti.
Se nelle zone reception sarà necessario aumentare la distanza tra il visitatore e chi gestisce l’accoglienza con segnaletica ad-hoc ed eventualmente aumentando la profondità del banco reception, le aree lounge dovranno essere organizzate in maniera più fluida e aperta.
Andranno riconfigurati anche phone booth e aree meeting room informali trasformandole in postazioni di lavoro singole per ritrovare privacy e concentrazione, mentre le aree break, sostituite da coffee point dislocati in più punti dell’ufficio, saranno riconvertite in spazi multidisciplinari.
Con l’evolversi della situazione e il delinearsi di nuove esigenze potranno poi essere introdotte hub space o clubhouse dinamici per supportare il lavoro in team, quando non può essere gestito a distanza, e l’interazione tra colleghi.
Le diverse aree di lavoro saranno delimitate introducendo pannelli divisori, elementi per l’archiviazione, locker o ancora elementi naturali.
Proprio il design biofilico sarà uno dei trend che maggiormente caratterizzeranno gli uffici del futuro. L’introduzione della natura all’interno degli ambienti di lavoro consente infatti di generare equilibrio psico-fisico e un senso di benessere utili a creare una percezione di sicurezza e benessere. Si tratta di una soluzione sostenibile, anche in termini di costi, con un basso impatto ambientale e che migliora allo stesso tempo anche la qualità dell’aria indoor.
Anche l’affermazione crescente del virtual engagement e la necessità di innovazione giocheranno un ruolo fondamentale nella progettazione degli uffici post-Covid.
Con le politiche sulle limitazioni di viaggi e trasferte introdotte dalle aziende e la riduzione degli spostamenti gli incontri saranno sempre più virtuali. Sarà quindi fondamentale che gli uffici siano dotati di tecnologie all’avanguardia con una forte connettività per supportare la comunicazione e la collaborazione a distanza, dotando quindi le zone meeting di sistemi di video-conferenze e piattaforme digitali, senza tralasciare le tematiche legate alla progettazione acustica.
«Nei mesi a venire sarà quindi necessario per le aziende valutare le loro esigenze future in termini di risorse, riorganizzazione dei sistemi aziendali e spazi di lavoro, tenendo in considerazione anche le possibili evoluzioni degli scenari dal punto di vista del real estate e dei cambiamenti urbanistici – conclude Philippe Sourdois, managing director di Tétris Italia. Possiamo però prevedere che benessere, cambiamento culturale aziendale e flessibilità saranno i principali fattori che definiranno i nuovi parametri degli uffici del futuro».